Jak prawidłowo i szybko rozliczyć kierowcę, bez uszczerbku na jego wynagrodzeniu?

7 lipca 2020

SPOTKANIA
TRANSPORTOWE

PROMOCJA

Pomimo ciężkich czasów warto zobaczyć szanse. Czy kryzys w ogóle je przynosi? Tak. Wystarczy tylko je dostrzec. Branża transportowa wraca do normalności, co widać po wzmożonym ruchu na drogach. Słychać to podczas rozmów w kuluarach czy pytań kierowców o sposoby na wykorzystanie różnego rodzaju odstępstw prawnych od przepisów ograniczających ich czas pracy. Pytają, bo mają chęć i potrzebę pracować więcej, aby odrobić czas przestoju.

Poziom strachu i ogólny marazm wszystkim dał się we znaki, zatem czas otworzyć nowy etap. Mniej więcej w takim tonie prowadziłem ostatnio wiele rozmów z klientami oraz partnerami biznesowymi. Część przedsiębiorców faktycznie nie ma pomysłu na swoją przyszłość, ale starają się, próbują, szukają rozwiązań – chwała im za to. Okazuje się też, że spora część dostosowała swoje zarządzanie do tej konkretnej, trudnej sytuacji. Wszechobecne analizy finansowe, zwiększenie efektywności swoich działań – to przepis na przetrwanie. Głównym tematem tychże rozmów była potrzeba utrzymania zatrudnienia kierowców, zapewnienia im środków do życia (pomimo chwilowego przestoju w wyjazdach) oraz potrzeb formalnych, dokumentacyjnych, aby skorzystać z opcji tarcz finansowych, jakie oferują urzędy i instytucje finansowe. Skąd to zainteresowanie?

Wymuszone formalności we wnioskach o dotacje wymagają rzetelności w dokumentach, wprowadzenia prawidłowych zapisów w umowach, czy nawet zawarcia w końcu prawidłowych umów ze swoimi pracownikami. Wszystko po to, aby spełnić wymóg utrzymania poziomu zatrudnienia.

Jak zatem być w porządku z przepisami oraz nie stracić na tym, że kierowcom będą wypłacane prawidłowe składniki? Postanowiłem przybliżyć kilka pomysłów jakie stosujemy od lat, ale teraz przydadzą się one szerszej rzeszy przedsiębiorców oraz ich pracownikom. Aby te pomysły miały sens i były skuteczne, warto zaznaczyć na początku, że muszą być stosowane w dobrej wierze i wynikać z pozytywnych przesłanek. Każdy przedsiębiorca chce utrzymać miejsca pracy i tak wykorzystać możliwości prawne, aby jego kierowcy otrzymali możliwie duże świadczenia na życie „do ręki”, a nie zadowalać się wynagrodzeniem widocznym tylko na papierze.

Optymalizacja kosztów wynagrodzeń kierowcy

Najczęstsze pytanie dotyczy optymalizacji kosztów wynagrodzeń kierowcy: jak zwiększyć kwoty diet i noclegów, aby więcej pieniędzy trafiało do kieszeni kierowcy, a nie do ZUS?
Maksymalne stawki diet oraz ryczałtów noclegowych są określone w przepisach, dokładnie w Rozporządzeniu MPIPS w sprawie podróży służbowych. Przykładowo, najwyższe diety są naliczane dla podróży do Szwajcarii (88CHF), Austrii (52€) i Francji (50€). Nieco mniej jest dla Niemiec (49€) czy Włoch (48€).

Wszystko co zostałoby wypłacone tytułem diety powyżej tych wartości dla danego kraju musi zostać potraktowane jako świadczenie oskładkowane i opodatkowane. Ale nie jest to zabronione. Wykorzystują to przewoźnicy wyrównujący w ten sposób świadczenia dla kierowców jeżdżących po Polsce lub krajach, gdzie limit diety jest niższy. Ich celem jest nie oszczędność na ZUS-ie, ale wysoki poziom satysfakcji kierowcy. Zalecamy takie rozwiązania właśnie wtedy, gdy firma realizuje przewozy mieszane, nie zawsze w kierunku najkorzystniejszych finansowo państw. Przy takim rozwiązaniu wynagrodzenie kierowcy ma stały poziom, bez względu na kierunki tras, co pozwala zmniejszyć rotację pracowników, którzy są doświadczeni i wartościowi dla firmy.

Ryczałt noclegowy za spanie w kabinie pojazdu

Drugim elementem, nieodzownym w pracy kierowcy, jest ryczałt noclegowy za spanie w kabinie pojazdu. Tutaj, tym bardziej zwracamy zainteresowanym uwagę, że ten składnik również można, a nawet należy wypłacać, aby rzeczywiste świadczenia trafiały do zainteresowanego, czyli kierowcy. Po wyroku SN oraz Trybunału Konstytucyjnego, kilka lat temu pojawiły się głosy o zakazie wypłacania tego świadczenia w transporcie.

Oczywiście jest to nieprawdziwa informacja – nie ma takiego zakazu, a wręcz jest jasno powiedziane, że kierowca, który opuszcza siedzibę firmy jest od razu w podróży służbowej. Żadne zapisy blokujące rozliczanie delegacji nie mogą być wpisane do umowy kierowcy. Reguluje to ustawa o czasie pracy kierowców, zatem ani ZUS, ani urząd skarbowy nie negują faktu, że kierowcy przebywają w podróży służbowej i wypłacane ryczałty za spanie w kabinie miałyby być z jakiegoś powodu oskładkowane.

Co zalecamy jako prawnicy i uczestnicy spraw sądowych o roszczenia w tym zakresie? Zapisać jasno i wyraźnie zasady naliczania i dokumentowania odpoczynku spędzanego w pojeździe. Ze względu na fakt, że kabina częściowo jest przygotowana do odbywania noclegu, warto rozwiać wszelkie wątpliwości, aby unikać nieporozumień prawnych. Polecamy zdefiniować w umowie dla kierowcy składnik o nazwie „ryczałt za spanie w kabinie” zamiast „ryczałtu noclegowego”. Dlaczego?

Właśnie dlatego, że „ryczałt noclegowy” sugeruje całkowity brak zapewnionego miejsca do spania, a ryczałt za spanie w kabinie wskazuje dokładnie, że to świadczenie jest na pokrycie kosztów związanych z odebraniem odpoczynku konkretnie, w pojeździe. Wysokość tego ryczałtu można ustalać dowolnie, ale maksymalnie do poziomu określonego, podobnie jak dieta, w Rozporządzeniu o podróżach służbowych. Zyskujemy w ten sposób prawnie uzasadnione świadczenie dla kierowcy, bez możliwości podważenia go podczas kontroli ZUS czy US. Jako specjalną informację dodam, że ryczałt wypłacony za nocleg w kabinie podczas odpoczynku tygodniowego, regularnego nie jest w żadnym wypadku zły i nie musi być oskładkowany. Co do zasady, nadal jest on kosztem przyznanym kierowcy w sytuacji braku możliwości innego noclegu, a zatem nie może być oskładkowany. Zgadzam się, że taki odpoczynek nie powinien być realizowany w pojeździe, ale bez względu na to, kierowcy przysługuje takie świadczenie. Zarówno w Polsce jak i za granicą (szczególnie w krajach z naliczaną płacą minimalną).

Obowiązek naliczania wynagrodzenia minimalnego w krajach UE

Kolejnym skomplikowanym obciążeniem dla firm transportowych jest obowiązek naliczania wynagrodzenia minimalnego w krajach UE (m.in. Niemcy, Francja, Austria, Włochy, Belgia). Ale na tym polu również jest sporo do uproszczenia i optymalizacji. Można te składniki, naliczane za każdą godzinę wg stawki na ok. 10€, potraktować jako świadczenie oskładkowane, ale można też skorzystać z gotowego przepisu dyrektywy unijnej, mówiącego o tym, że część składników typu dieta czy ryczałt za spanie, należy uznać za elementy płacy minimalnej, jeśli nie zostały one wykorzystane na pokrycie faktycznych kosztów (inaczej: nie zostały wydane, udokumentowane na spanie, jedzenie, podróż). Co nam to daje? – Możliwość rzeczywistego naliczenia tych składników i realnego ich wypłacenia w zmniejszonej o część diet i noclegów, ale nadal jest to kilkaset złotych dodatkowego wynagrodzenia. Z punktu widzenia kierowcy jest to korzystniejsze niż świadomość, że pracodawca nalicza na papierze dopłaty fikcyjne na poziomie 1500-2000 zł, ale ich nie wypłaca wcale, bo go na to nie stać.

Nieumiejętne rozliczanie kierowców szkodzi zarówno kierowcom jak i pracodawcom, a wcale nie jest „tańsze”. Odwołuję się do założeń na wstępie artykułu: należy kierować się pozytywnymi przesłankami w wyborze ścieżki postępowania. Bo przecież „lepszy wróbel w garści niż gołąb na dachu”. Unikanie naliczania tych składników lub ich fikcyjne wykazywanie tylko na papierze, nie jest korzystne ani dla kierowcy, ani dla firmy. Zgodne z prawem, powiązanie składników wypłacanych wg polskich przepisów z należnościami naliczanymi za granicą pozwoli logicznie i prawidłowo spełnić wymagania prawne oraz wypłacić rzeczywiste pieniądze kierowcy, który realizował swoje zadania będąc w podróży służbowej na terenie innego kraju.

Czy zaliczać pełną dietę do płacy minimalnej UE?

Oczywiście, że nie! Przepisy wyraźnie wskazują, że może to być część tego świadczenia, która nie została wykorzystana na zakup pożywienia. Dlatego przygotowując umowę dla kierowcy ustala się wartość minimalnych świadczeń, które nie są uwzględnione w wyrównaniu płacy minimalnej, a dopiero nadwyżkę wykorzystuje się do formalnego wypełnienia obowiązków nałożonych przez przepisy o płacy minimalnej. Taki mechanizm jest w sposób jawny podany np. w Niemczech (tzw. Milog), ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby niewykorzystane zaliczki na koszty uznać za część wynagrodzenia w innych krajach – przepisy są takie same. W przeciwnym razie takie zaliczki musiałyby zostać zwrócone, skoro nie zostały wydane. Szereg przeprowadzonych kontroli w tym zakresie potwierdza poprawność takiego podejścia.

Wyrównanie płacy minimalnej UE

Jak jeszcze kreatywnie podejść do tematu stabilności płac i kosztów? Wprowadzić dodatkowy składnik o nazwie „Wyrównanie płacy minimalnej UE”. Jest to rodzaj ryczałtu, który pokrywa przewidywane dopłaty do wynagrodzenia minimalnego, np. we Francji, Niemczech, Austrii, itd. Wysokość tego składnika ustalana jest na podstawie historycznych wyliczeń, aby sprawdzić jaki jest poziom dopłat w poszczególnych krajach. Co jest najważniejsze – ten składnik rozliczany jest kwotowo, łącznie, wg tego jaka jest rzeczywiście dopłata, np. do Francji, a jaka np. do Niemiec. Wykorzystując taki sposób obliczania ukierunkowujemy te składniki tam, gdzie są faktycznie wymagane (czyli powstaje potrzeba dopłaty). Składnik ten nie wpływa na wysokość stawki za nadgodziny i dyżury. Jest dedykowany firmom realizującym trasy obciążone płacą minimalną. Jest to dodatek całkowicie akceptowany przez polskie i zagraniczne służby kontrolne w zakresie płac.

Ryczałtowe rozliczenia za nadgodziny i pracę ponad plan

Z rozmów przeprowadzanych codziennie z kierowcami oraz przewoźnikami wynika jeszcze jedna potrzeba dotycząca finansów: STABILNOŚĆ. Z jednej strony stabilność kwoty wynagrodzenia za konkretny miesiąc pracy dla kierowcy, a z drugiej strony stabilny poziom kosztu tego pracownika z punktu widzenia pracodawcy. Jeśli koszt pracownika będzie przewidywalny w każdym miesiącu, wówczas można odpowiednio kalkulować stawki za fracht, płynność finansową firmy.

Dlatego na końcu rozważań o pozytywnych zmianach zachodzących w branży transportowej warto wspomnieć o ryczałtowych rozliczeniach składników za nadgodziny i pracę ponad plan, np. w dni wolne, w porze nocnej oraz o dyżurach, które wynikają m.in. z obowiązkowych przerw kierowcy podczas dnia pracy. Dzięki odpowiedniemu oszacowaniu, składniki te są stałe co miesiąc, a jednocześnie pokrywają rzeczywiste należności dla kierowcy. W przypadku ewentualnej niedopłaty pracodawca jest zobowiązany do jej wyrównania i dzieje się to np. po zakończeniu każdego kwartału w roku. Taki sposób wynagradzania znacząco upraszcza rozliczanie ewidencji czasu pracy kierowcy, ale w żadnym wypadku nie jest dla kierowcy niekorzystny.

Niekompletność danych o czasie pracy kierowcy na przełomie miesiąca (np. z powodu wyjazdu w trasę) wymaga późniejszego przeliczenia i zweryfikowania składników rzeczywistych. Wszelkie wyrównania są obowiązkowe i nie mogą „zniknąć”. Ale dzięki stałym ryczałtom są łatwe do rozliczania w ustawowych terminach, np. co kilka miesięcy i pozwalają obniżyć również same koszty obsługi takiego rozliczania.

Biura rachunkowe nie muszą w trybie pilnym rozliczać skomplikowanych danych w przeddzień wypłaty lub korygować co chwilę wynagrodzeń – kierowcy otrzymują stabilne wynagrodzenie, nawet jeśli akurat w danym miesiącu wystąpił tydzień przestoju w domu, po długiej trasie. Pracodawca może rozplanować finanse na dłuży okres czasu, gdyż poziom wynagrodzeń nie jest aż tak zmienny z miesiąca na miesiąc. Dlatego, podsumowując, jest wiele różnych możliwości szybkiego, ale przede wszystkim prawidłowego rozliczania kierowców bez uciekania się do negatywnych praktyk rodem z poprzedniej epoki, czyli płacenia „pod stołem”. Po co narażać się na kłopoty w przypadku kontroli dokumentacji, a tych należy się spodziewać więcej w przyszłości. Bez uszczerbku na wynagrodzeniu kierowcy można ekonomicznie naliczać i dokumentować czas pracy, budując jednocześnie pozytywne relacje ze swoimi pracownikami, do czego wszystkich serdecznie zachęcam.

Mariusz Hendzel,
Kancelaria Transportowa ITD-PIP

UWAGA:
Specjalnie dla uczestników e-Spotkań Transportowych pod adresem www.land.itd-pip.pl/umowa_kierowca udostępniamy za darmo szablon umowy o pracę dla kierowcy z zapisami ułatwiającymi prawidłowe i szybkie rozliczanie ewidencji kierowcy.


Rozliczasz kierowców ryczałtowo? A może chcesz się przekonać do takiego rozwiązania? Zobacz co przygotowaliśmy dla Ciebie pod adresem www.RozliczamZa10.pl – rozliczanie kierowcy za jedyne 10 zł miesięcznie jest naprawdę możliwe.

Pobierz ten artykuł w PDF


Ten artykuł jest częścią merytorycznych materiałów eksperckich publikowanych w ramach Spotkań Transportowych Online. Poruszamy najstotniejsze zagadnienia dotyczące transportu drogowego, takie jak pakiet mobilności, maut, covid-19 czy ponadnormatywne zużycie paliwa.

Pobierz najnowszy Informator Spotkań Transportowych

Zapisz się do newslettera

Partnerzy

Edycje Jesień 2020 Jak prawidłowo i szybko rozliczyć kierowcę, bez uszczerbku na jego wynagrodzeniu?